De waarde van digitaal ondertekenen voor Pensioenfonds PGB

“Digitaal ondertekenen? Direct doen!”, lacht Frans van Veen. “Het scheelt zó veel tijd.”

Over Pensioenfonds PGB

Pensioenfonds PGB regelt pensioenen voor werknemers uit verschillende bedrijfstakken. In 1953 is het fonds opgericht door werkgevers en werknemers uit de Grafimedia. Tegenwoordig is Pensioenfonds PGB actief in verschillende sectoren, waaronder de industrie en dienstverlening. Samen met zijn uitvoerende organisatie PGB Pensioendiensten is Pensioenfonds PGB bezig om pensioenen  goed en betaalbaar te houden.

Sinds 2016 werkt Pensioenfonds PGB met de digitale handtekening van ValidSign om documenten zowel intern als extern digitaal te (laten) ondertekenen. Het fonds heeft veel te maken met het ondertekenen van documenten, met name pensioencontracten en prolongaties. Dit zijn er honderden per jaar. Daarnaast worden interne stukken als declaraties, facturen en besluitenlijsten tegenwoordig ook ondertekend met ValidSign. Vergeleken met het ondertekenen op papier levert dit Pensioenfonds PGB vele voordelen op.

“Via de digitale handtekening van ValidSign kunnen wij documenten plaats- en tijdsonafhankelijk (laten) ondertekenen. Digitaal ondertekenen levert ons een enorme tijdswinst op. Ook is het door ValidSign inzichtelijk waar documenten in het ondertekenproces liggen en wie nog dient te ondertekenen. ” Frans van Veen, Actuaris bij Pensioenfonds PGB

Van papierintensief naar papierloos

Digitaal ondertekenen maakt een enorm verschil voor Pensioenfonds PGB. Voorheen werden alle documenten ondertekend op papier, wat vaak zorgde voor vertragingen van processen. Elske Heringa, werkzaam als Functionaris bij Pensioenfonds PGB, vertelt: “Voorheen raakten papieren documenten nog wel eens kwijt of moesten we lang wachten voordat documenten ondertekend terug kwamen. Je wist dan ook niet waar de stukken in het ondertekenproces precies zaten.”

Digitaal ondertekenen werd in eerste instantie primair ingezet voor externe documentatie. Dit betreft de pensioencontracten – ook wel aansluitcontracten genoemd – richting de werkgevers. Het digitaal versturen van documenten ter ondertekening beviel zo goed dat ze het zelf intern ook intensiever wilden gaan gebruiken. Het digitaal ondertekenen van alle documenten levert tijdswinst op en inzicht in het gehele proces. Binnen de omgeving van ValidSign is het inzichtelijk welke documenten ondertekend zijn, welke nog ondertekend dienen te worden en door wie. Ook is het mogelijk om herinneringen te versturen naar de personen die nog niet hebben ondertekend. Zij ontvangen dan een herinneringsmail. Documenten raken op deze wijze niet kwijt en de status van de te ondertekenen documenten kan op elk moment worden nagekeken.

“We hebben vaak documenten die door acht of meer personen ondertekend moeten worden. Als dit per post gaat is het hartstikke lastig om te volgen waar het document ligt. Door de digitale handtekening oplossing is dit wél inzichtelijk”, zegt Frans van Veen.

Een keer in de twee weken komt het bestuur van Pensioenfonds PGB samen voor de bestuursvergadering. Voorheen waren de bestuursleden minstens een uur lang bezig om alle papieren documenten geparafeerd en ondertekend te krijgen. Door ValidSign worden de documenten nu digitaal verstuurd en is het gemakkelijker om meerdere mensen naar de documenten te laten kijken. Daarnaast kan er nu plaats- en tijdsonafhankelijk ondertekend worden. Ook is het niet meer nodig om op iedere pagina in het document te paraferen en volstaat één handtekening per bestuurder op een document. Een uur lang papierintensief ondertekenen op één locatie is daarmee verleden tijd.

Integratie ValidSign & M-Files

Sinds een jaar is het voor Pensioenfonds PGB mogelijk om documenten rechtstreeks digitaal te versturen en ondertekenen vanuit het document management systeem M-Files. Dit is mede mogelijk gemaakt door de partij Enjoy & Deploy, die de integratie tussen M-Files en ValidSign heeft begeleid. Digitaal ondertekenen wordt op deze manier meegenomen in de totale documentenworkflow van Pensioenfonds PGB. Het ValidSign cloud platform hoeft niet meer handmatig aangeroepen te worden. Dit betekent ook dat documenten niet meer handmatig opgeslagen hoeven te worden. De documenten worden rechtstreeks vanuit M-Files verstuurd en komen na ondertekening ook automatisch weer in het systeem terecht. Extra handelingen zoals het opslaan en archiveren van documenten is hierdoor overbodig. Ook zijn documenten heel makkelijk terug te vinden. Frans van Veen: “We wilden alles integraal vanuit M-Files doen. Nu we ook digitaal kunnen ondertekenen vanuit M-Files is digitaal werken nóg makkelijker geworden.”

Veilig en simpel ondertekenen

Voor Pensioenfonds PGB was het in de zoektocht naar een geschikte leverancier van belang dat digitaal ondertekenen plaatsvindt binnen de Nederlandse cloud. ValidSign was hiervoor de ideale partij omdat ValidSign strategisch partner is van KPN. Dit betekent dat data wordt bewaard in het vertrouwde datacenter van KPN en de gegevens binnen Nederland blijven. Daarnaast heeft De Nederlandse Bank “the right to examine/audit”, wat inhoudt dat er toezicht wordt gehouden op het datacenter. ValidSign voldoet met strikte procedures aan de huidige en nieuwe voorschriften inzake gegevensbescherming regelgeving in Nederland, evenals in de gehele EU. hele

Voor de medewerkers van Pensioenfonds PGB voelt de digitale geavanceerde manier van ondertekenen ook veilig. “Een secured PDF-bestand vind ik veiliger dan een gescand PDF’je met een paar handtekeningen erop. Daar valt nog mee te rommelen. Met de digitale handtekening oplossing niet”, concludeert Frans van Veen. Ook wordt er bij het versturen van digitale documenten ter ondertekening door Pensioenfonds PGB gebruik gemaakt van een extra SMS-authenticatie. De ontvangers krijgen naast een e-mail met het ondertekenverzoek ook een SMS-code toegestuurd. Na het invoeren van de SMS-code kan er pas ondertekend worden. Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag binnen het ondertekenproces.

ValidSign is niet alleen veilig, maar ook erg simpel en kan volgens Elske en Frans zonder uitleg direct gebruikt worden. Na de uitlevering door de consultant van ValidSign konden de medewerkers van Pensioenfonds PGB er gelijk mee aan de slag. Het gebruikersplatform van ValidSign is zowel overzichtelijk als gebruiksvriendelijk.

Digitaal ondertekenen is en blijft een ideale oplossing voor Pensioenfonds PGB. Medewerkers zouden het ook zeker aanbevelen aan andere organisaties die afhankelijk zijn van papierintensieve processen. “Digitaal ondertekenen? Direct doen!”, lacht Frans van Veen. “Het scheelt zó veel tijd.”

 

Opbrengsten digitaal ondertekenen:

  • Tijdswinst;
  • Inzicht in het ondertekenproces;
  • Het versimpelen van ondertekenen.